إدارة الفريق وتوزيع المهام على الموظفين وأعضاء الفريق من أكثر الأمور التي تشغل بال معظم المدراء، خاصة إذا كان فريقك يتكون من عدد كبير من الإدارات والموظفين. وبما أن غالبية المهام أصبحت تتم داخل العالم الرقمي أصبح لزاماً على المدراء استخدام بعض الأدوات لادارة العمل والمنصات الإلكترونية لمتابعة الموظفين وتتبع المهام الموكلة إليهم بالوقت والجودة المناسبة.

 

و من الجدير بالذكر أن 67% من الشركات حول العالم تسمح لموظفيها بالعمل من المنزل في بعض الأحيان، و38% من الشركات توظف أشخاص للعمل عن بعد، فالبعد الجغرافي والمكاني بين المدير والموظف لم يعد عائقاً يحول دون تتبعك إياهم، فوجود مثل هذه الأدوات والمنصات عملت بشكل كبير على تخطي كافة المسافات والحدود، فإنك لن تقلق بعد الآن إن كنت تفكر بالسفر خارج البلاد لأداء مهام معينة أو من توظيف أشخاص أكثر كفاءة للعمل معك عن بعد فأصبح بإمكانك إدارة فريقك بشكل كامل وبكل سهولة ويسر عن بعد.

 

لكن هل يقتصر الأمر على الموظفين الموجودين خارج حدودك الجغرافية؟ بالطبع لا، فلقد جرت العادة التقليدية بعقد العديد من الاجتماعات مع الفريق لتوزيع وتتبع المهام الموكلة إليهم واستنزاف الكثير من الوقت والجهد في أمور قد لا تأخذ منك بضع دقائق!

ومن المميزات التي تقدمها هذه الأدوات والمنصات هي الخصوصية والأمان والاحتفاظ بكافة الملفات والمحادثات والمهام، فلن تحدث المزيد من المشاكل وسوء الفهم حول توزيع المهام ووقت إنجازها والجودة المطلوبة بعد الآن، فكل شيء يُسجل على هذه المنصات حيث يمكنك الرجوع اليها وقتما تشاء وكيفما تريد.

 

 

ما هي أفضل 7 أدوات لإدارة فريق العمل والمهام بكفاءة:

 

أسانا Asana

 

اسانا asana

 

أنشأ تطبيق أسانا المؤسس المشارك لفيسبوك داستن موسكوفيتز في عام 2008 بعد أن رأى الحاجة الماسة لمدير وأعضاء أي فريق لمثل هذا التطبيق. فيمكنك من خلال تطبيق أسانا متابعة العمل والمهام والمشاريع مع الفريق ومتابعة الفريق بعضهم لبعض دون الحاجة لاستخدام الإيميلات الكثيرة والمشتتة في غالب الأحيان، فيستطيع كل فريق إنشاء مساحة عمل ليتواصلوا من خلالها ويوزعوا وينظموا المهام بشكل مثالي. ويمكنهم أيضاً إضافة ملفات وتعليقات وملاحظات وآخر التحديثات في طبيعة العمل وبالطبع أرشفة ملفات العمل. ويصل لكل شخص إشعار بكافة التحديثات والإشارات.

أسانا متوفر كتطبيق أيضا على أجهزة الأندوريد والأيفون بكافة الخصائص الموجودة على الموقع، حيث يمكن للفريق تتبع كل شيء بكل سهولة ويسر.

 

 أسانا يقدم خدمات مجانية ومدفوعة أيضاً، فما الفرق بين المجاني والمدفوع؟

 

النسخة المجانية ل أسانا تستطيع من خلالها أن تدير تقريباً 15 عضو من أعضاء الفريق مع مساحات عمل ومحادثات محدودة. فإن كنت ترغب بالحصول على المزيد من الخصائص والخدمات يمكنك الاستفادة من أسانا من خلال دفع 9.99$ لكل مستخدم في كل شهر.

 

 

اقرأ أيضاً: 10 نصائح لتسوق أعمالك بشكل احترافي على لينكد إن

 

 

 تريللو Trello

 

تريلو trello

 

يعتبر تريلو موقعاً مميزاً جداً لمتابعة وإدارة أعمال الفريق حيث يمكنك من خلاله إنشاء بطاقات ومتابعة تقدمها ومراحل إنجازها مع أعضاء الفريق. وقبل إنشاء البطاقات تستطيع أن تنشئ العديد من اللوحات حسب طبيعة العمل مثل: الاجتماعات، التسويق، المحتوى، إلخ بالطريقة التي ترغب وإضافة أعضاء فريقك إلى اللوحات التي تضمن مجال عملهم فقط ومن ثم متابعة العمل من خلال البطاقات. يمكنكم أيضا التخطيط وإضافة الملاحظات والأفكار والتحسينات التي ترغبون بها والرجوع إليها في أي وقت، حيث يسمح لكم بالإدارة والتخطيط والتنظيم والمتابعة. 

وبكل تأكيد يمكن رفع الملفات والتعليق وتخصيص بعض المهمات بوقت محدد، حيث يصل لكل شخص إشعارات بكافة الأمور التي تتعلق به بالإضافة إلى خاصية إرسال إيميلات خاصة لهم.

 

سلاك Slack

 

slack سلاك

 

سلاك يمكن اعتباره كغرفة دردشة كبيرة للفريق سواء كانت خاصة أو جماعية، حيث يمكن لأعضاء الفريق الواحد متابعة العمل أولاً بأول من خلال الدردشات الخاصة أو الجماعية أو ما تسمى بالقنوات التي من الممكن أن تملك عنواناً خاصاً بجزء محدد بالعمل وهناك قنوات خاصة وعامة وقنوات يمكن مشاركتها.

يستخدم سلاك 3 مليون موظف يومياً من جميع أنحاء العالم! يمكنك كشركة كبيرة أو ناشئة استخدامه لمتابعة العمل بشكل مثالي.

و يتوفر سلاك كتطبيق على أجهزة الأندرويد والأيفون مما يسهل عملية التواصل في أي زمان وفي أي مكان. ومن المميزات الأخرى لسلاك أنه يمكن ربطه بخدمات خارجية مثل سكايب. وبالتأكيد تستطيع الاستفادة منه بشكل مجاني ولكن الخدمات والخصائص ستكون محدودة، فإذا رغبت بالحصول على مميزات أكثر يمكنك الدفع مقابلها.

 

Screencast-O-Matic

 

Screencast-O-Matic

 

إذا كان مجال عملك وعمل فريقك يتطلب الكثير من الشرح الذي لا يمكن وصفه عبر الكلمات بل الصور ولقطات الشاشة والفيديوهات خاصة لو كان فريق عملك هو عبارة عن مصممين ومبرمجين ويحتاجون دائماً إلى توضيحات من خلال استخدام الصور والفيديوهات، استخدم هذه الأداة التي تعتبر الأفضل لإيصال أي محتوى رقمي من خلال جهازك. ويمكن استخدام screencast-o-matic أيضاً أرشفة كل المحتوى الذي يُشارك من خلال الفريق. 

 

Basecamp بيس كام

 

basecamp

 

صممت منصة بيس كامب كي تدير العمل الداخلي لشركة ( 37 إشارة)، ومن ثم أصبح استخدامها عام للجميع. ويعتبر بيس كامب نظام لإدارة المهام بوظائف أقل من أسانا، فيمكنك إدارة المهمات والمناقشات والملفات ويستطيع أصحاب المشروع رؤية كافة المهام وتقسيماتها والمواعيد المحددة لها ومراجعة الملفات وتقييمها. 

 

 

اقرأ أيضاً: 9 نصائح لزيادة عدد القرّاء على مدونتك

 

 

Timely

 

timely

 

إن تتبع وقت الموظفين مهم جدا للمدراء من حيث معرفة الكيفية التي يقضي بها الموظفون وقتهم وأيضاً مفيد للموظفين أنفسهم لزيادة إنتاجيتهم. فمن الصعب على المدراء أن يتابعوا ويراقبوا الموظفين والوقت الذي يستغرقونه في إنجاز المهمات عن بعد، ولكن مع تشغيل Timely على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بأعضاء الفريق يستطيع المدراء الاحتفاظ بسجل رقمي لجميع المشاريع وتحديد الإنتاجية ومقارنة الأوقات مع التقديرات وبالطبع تنظيم المشاريع وتحديد تلك التي لها حق الأولوية. يمكنك الحصول على الخدمات التي يقدمها Timely مقابل 14 دولار لكل مستخدم شهرياً.

 

When I Work

 

when i work

 

يعتبر تطبيق وين آي ورك تطبيقاً رائعاً لمساعدتك في تتبع وتنظيم ساعات عمل الموظفين، فيمكن للموظفين من خلال التطبيق تشغيل الساعة في أي مكان كانوا، حيث ستسهل عملية التواصل معهم والعمل على إلغاء الأعذار والتركيز على العمل وتطويره.

 

 

اقرأ أيضاًأفضل 5 أدوات للتسويق بالمحتوى لتحقيق أهدافك